Data protection notice

1. Inleiding

TacT Architecten hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u deze Data Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

2. Toepassingsgebied

Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en waarin u ons op een bepaalde manier persoonsgegevens meedeelt, bijvoorbeeld door met ons contact op te nemen of in interactie te gaan, zowel mondeling als schriftelijk.

3. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

TacT Architecten is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. TacT Architecten kan op volgende wijzen worden gecontacteerd:

• Per post: TacT Architecten, Voorstraat 45, 8500 Kortrijk
• Telefonisch:
  • Chiel Pattijn (architect): +32 471 12 46 22
  • Jens Rogge (architect): +32 476 51 22 38
• Via de website: www.tact-architecten.be

4. Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?

TacT Architecten verklaart enkel gegevens te verzamelen en te verwerken die ter zake dienend zijn of noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming en de door ons te verlenen diensten, kunnen door ons de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en/of gsm-nummer)
• Uw bedrijfsgegevens
• Uw interesses of de kenmerken van de architectuuropdracht die u ons geeft

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

5.1 Klantgegevens

In het kader van onze architectuurdienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van de nuttige contactpersonen van onze klanten en opdrachtgevers. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn het opmaken van offertes, de uitvoering van de overeenkomsten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang om u als klant op de hoogte te houden van onze diensten. Voor direct marketingactiviteiten waarbij wij ons niet kunnen beroepen op de rechtsgrond van het gerechtvaardigd belang, zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van de nuttige contactpersonen van onze leveranciers en onderaannemers. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vragen van offertes, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.3 Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie.

5.4 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

6. Duur van de verwerking

TacT Architecten bewaart uw persoonsgegevens (i) zolang dit nodig of relevant is voor de vooropgestelde doeleinden, (ii) voor de duurtijd waartoe zij wettelijk verplicht is of (iii) tot zo lang er een contractuele relatie lopende is, of (iv) tot zolang er zich een gerechtelijk geschil of onderzoeken kunnen voordoen met betrekking tot de door TacT Architecten geleverde diensten.

7. Rechten

7.1 Recht op informatie

Via onderhavige Privacyverklaring wenst TacT Architecten u zo volledig mogelijk te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden verwerkt voor legitieme doeleinden op een gepaste, relevante, veilige en proportionele wijze, zij worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en dit steeds met de meest mogelijke integriteit en vertrouwelijkheid.

7.2 Recht op inzage

U heeft steeds het recht om de rechtmatigheid van elke verwerkingsactiviteit van uw persoonsgegevens te controleren en TacT Architecten te vragen om u informatie te bezorgen omtrent de doeleinden van de verwerking, de categorieën van uw persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn en de rechten die u kunt uitoefenen.

U hebt eveneens het recht om TacT Architecten om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die van u zijn verwerkt. Deze kopie zal u in principe gratis worden verstrekt tenzij uw verzoek onredelijk of buitensporig zou zijn. In dergelijk geval kan door TacT Architecten een administratieve kost worden aangerekend.

7.3 Recht op verbetering

U heeft het recht om onjuiste gegevens te verbeteren of onvolledige gegevens aan te vullen op eenvoudig verzoek aan TacT Architecten.

7.4 Recht op gegevenswissing

U hebt het recht TacT Architecten te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen indien daartoe geen gegronde reden meer zou bestaan. U kunt dit recht in volgende gevallen uitoefenen:

• Uw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
• U bewijst dat TacT Architecten uw gegevens onrechtmatig heeft verwerkt;
• Uw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden ingevolge een wettelijke verplichting;
• U herroept uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens en er is geen enkele andere rechtsgrond tot verwerken van uw gegevens;
• U hebt uw recht op bezwaar (zie punt 7.6) succesvol uitgeoefend

7.5 Recht op beperking van gegevensverwerking

U hebt in één van de volgende omstandigheden het recht om de beperking van de gegevensverwerking te eisen:

• U betwist de juistheid van de persoonsgegevens die door TacT Architecten werden verwerkt en TacT Architecten heeft een redelijke termijn gekregen om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• U bewijst dat de verwerking door TacT Architecten onrechtmatig was en vraagt om een beperking;
• TacT Architecten heeft de gegevens niet meer nodig, maar u hebt deze wel nog nodig voor de uitoefening van een rechtsvordering;
• U oefent uw recht van bezwaar uit (zie punt 7.6)

7.6 Recht op bezwaar tegen de gegevensverwerking

U hebt ten allen tijde het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonlijke gegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden. TacT Architecten zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij zij dwingende gronden kan opwerpen die zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden. In voorkomend geval zal dit u ook meegedeeld worden.

7.7 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u op basis van toestemming aan TacT Architecten verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten en dus over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

7.8 Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een volledige automatische beslissing – zonder menselijke tussenkomst – indien deze u aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft. Op heden verklaart TacT Architecten dat u aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming in geen enkele van de door TacT Architecten uitgevoerde verwerkingsactiviteiten, wordt onderworpen.

7.9 Hoe kan u deze rechten uitoefenen?

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen, dient u een geschreven verzoek en bewijs van identiteit te richten aan TacT Architecten via e-mail of post op onze adressen vermeld onder artikel 3.

8. Doorgifte aan derden

Uitgezonderd eventuele verwerkers die enkel en allen op instructie van TacT Architecten handelen of bepaalde van onze leveranciers afhankelijk van de opdracht die u ons geeft, verwerkt TacT Architecten uw persoonsgegevens uitsluitend voor haarzelf en voor haar eigen intern gebruik. Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, doorgegeven of gecommuniceerd worden aan derde partijen, tenzij u hiervoor vooraf expliciete toestemming zou hebben gegeven.

Bij dergelijke doorgiften zal TacT Architecten het nodige doen om de nodige passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegeven van deze derden te bekomen. Op heden vindt geen doorgifte buiten de Europees-Economische Ruimte (“EER”) plaats. Mocht dit wel zo zijn dan zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan TacT Architecten aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10. Klachten?

Indien u bepaalde klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, danken wij u ons hieromtrent eerst rechtstreeks te contacteren via onze contactgegevens vermeld in artikel 3.

Verder hebt u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit via hun website.

11. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.

12. Nog vragen?

Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met TacT Architecten op, hetzij per post naar Voorstraat 45, 8500 Kortrijk of per telefoon met één van onze architecten:

• Chiel Pattijn: +32 471 12 46 22
• Jens Rogge: +32 476 51 22 38